Регистрация на гости в ЕСТИ: пълно ръководство за 2026

Какво е ЕСТИ и защо съществува

ЕСТИ (Единна система за туристическа информация) е националният регистър, поддържан от Министерството на туризма. През него местата за настаняване подават данни за настанените туристи и реализираните нощувки. Системата обединява три неща, които преди се водеха поотделно: регистъра на настанените лица, справката за нощувките към общината и статистиката към НСИ. На практика: това, което въведете в ЕСТИ, е и основата, върху която общината проверява дължимия туристически данък.

Кой е длъжен да регистрира гости

Задължението обхваща всяко категоризирано или регистрирано място за настаняване — включително самостоятелни апартаменти и стаи, отдавани за кратък период. Няма значение дали резервацията е дошла от Airbnb, Booking.com, директно обаждане или познат.

• Собственик, който сам отдава един апартамент — да, длъжен е.
• Фирма или управител, който стопанисва чужди имоти — задължението е на лицето, извършващо хотелиерство, т.е. на оператора.
• Дългосрочен наем по Закона за задълженията и договорите (например 12-месечен договор) — не попада тук.
• Безплатно настаняване на роднини — ако имотът е категоризиран и се води място за настаняване, регистрацията пак се очаква; нощувката просто е с нулева цена.

Срокове, които не бива да пропускате

Три срока определят целия ритъм на месеца. Записал съм ги на стената в офиса, защото 90% от проблемите идват от изпускането на един от тях.

Стъпка по стъпка: подаване на данни

Ето процедурата, която използваме за всяко настаняване. За екип от двама души това отнема около 90 секунди на резервация, след като данните вече са събрани от госта.

1. Влезте в ЕСТИ с профила на обекта. Всеки обект има собствен идентификатор — не смесвайте два апартамента в един профил.
2. Изберете обекта и отворете „Настаняване“ / нова регистрация.
3. Въведете данните на водещия гост: имена по документ, гражданство, дата на раждане, вид и номер на документ за самоличност.
4. Добавете придружаващите лица. За деца до 18 г. се вписват имена и дата на раждане.
5. Попълнете дати на пристигане и напускане, брой нощувки и цена на нощувка.
6. Запишете. Системата генерира запис с номер — това е вашето доказателство при проверка.
7. При ранно напускане или удължаване коригирайте записа още същия ден, не в края на месеца.

Офлайн регистърът: файлът, който всички забравят

Освен електронния запис, обектът поддържа и регистър на настанените туристи, който трябва да е наличен при проверка. Практично решение: държим един споделен файл на облак с колони „обект, име, гражданство, документ, вход, изход, нощувки, цена, номер на записа в ЕСТИ“ и го експортираме в PDF в края на всеки месец. Ако инспектор дойде в 10:00 в понеделник, отваряме телефона и подаваме документа за 30 секунди. Без този навик рискувате да търсите информация по имейли и чатове.

Най-честите грешки и откази

Събрал съм ги от собствен опит — всяка от тях ни е струвала поне един час преработка.

• Имена, изписани на кирилица, докато документът е на латиница. Винаги преписвайте буква по буква от документа.
• Объркан вид документ — „лична карта“ вместо „паспорт“ при гражданин извън ЕС.
• Дата на напускане, равна на датата на пристигане. Системата отчита 0 нощувки и месечната справка не съвпада.
• Регистрация на груповa резервация само с един гост, защото „и без това плащат заедно“. Туристическият данък се дължи на човек.
• Забравени корекции при no-show. Ако гостът не дойде, записът трябва да отпадне, иначе плащате данък за нощувка, която не се е случила.
• Различни имена на обекта в ЕСТИ и в акта за категоризация — общината връща справката.

Как да го превърнете в процес от минути

Разликата между 20 минути и 2 минути на резервация не е в системата, а в момента, в който събирате данните. При 40 апартамента и средно 300 настанявания месечно това е разликата между 100 часа и 10 часа административна работа.

1. Съберете данните преди пристигане. Изпращаме на госта линк към кратка онлайн форма веднага след потвърждаване на резервацията.
2. Искайте снимка на документа само когато е реално необходимо и я изтривайте след регистрацията — минимизирайте личните данни.
3. Стандартизирайте полетата така, че да съвпадат едно към едно с полетата в ЕСТИ. Всяко преобразуване на ръка е шанс за грешка.
4. Назначете един ден в седмицата за преглед: сравнете броя нощувки в календара на Airbnb/Booking с броя в ЕСТИ.
5. В края на месеца експортирайте справката и я сверете с плащането по туристическия данък, преди да платите.

Конкретен пример от нашата практика

Април 2026, апартамент в Банско, 21 резервации, 47 нощувки, средно 2,2 гости. Преди да въведем предварителната форма, колегата отделяше средно 11 минути на резервация — около 3 часа и 50 минути за месеца, само за един обект. След като данните идват готови от госта, времето падна до 2 минути — под 45 минути общо. За 40 обекта това са над 100 спестени часа месечно. Броят на върнатите справки от общината за същия период: нула, при две през предходното тримесечие.

Защита на личните данни

Регистрирате имена, гражданство и номер на документ — това са лични данни по GDPR. Правилото, което спазваме: събираме само необходимото, съхраняваме го в защитена система с достъп само за двама души и изтриваме сканираните документи веднага след регистрацията. Не пращаме документи по Viber и WhatsApp и не ги държим в галерията на телефона на чистачката. Ако използвате външна платформа, проверете къде се съхраняват данните и има ли договор за обработка.